Polityka prywatności WizytaOK

1. Informacje ogólne

WizytaOK jest usługą cyfrową (SaaS) wspierającą firmy usługowe w obsłudze rezerwacji, wizyt, zespołu, klientów i komunikacji.

Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z RODO, krajowymi przepisami o ochronie danych i innymi właściwymi regulacjami.

2. Administrator danych

Administrator danych w zakresie danych kont Użytkowników WizytaOK jest Operator. WizytaOK jest obecnie w wersji testowej. Dane formalnego operatora usługi zostaną uzupełnione przed komercyjnym uruchomieniem aplikacji.

Przed startem komercyjnym należy uzupełnić wszystkie dane identyfikacyjne administratora.

3. Ważne rozróżnienie ról (administrator / podmiot przetwarzający)

Dla danych kont Użytkowników WizytaOK co do zasady administratorem jest Operator.

Dla danych Klientów końcowych wprowadzanych przez Firmę/Organizację administratorem może być ta Firma/Organizacja, a WizytaOK może działać jako podmiot przetwarzający.

Przed startem komercyjnym należy przygotować i wdrożyć umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) lub równoważny mechanizm.

4. Jakie dane przetwarzamy

Dane konta Użytkownika (np. e-mail logowania, identyfikatory konta, ustawienia).

Dane Firmy/Organizacji (np. nazwa, dane kontaktowe, dane konfiguracyjne).

Dane zespołu (np. imię i nazwisko, rola, kontakt służbowy).

Dane Klientów końcowych (np. imię, nazwisko, telefon, e-mail, notatki, historia wizyt).

Dane wizyt i rezerwacji (np. usługa, termin, status, źródło rezerwacji).

Dane związane z wiadomościami SMS/e-mail (np. statusy wysyłki, harmonogramy, logi techniczne).

Dane techniczne i bezpieczeństwa (np. logi systemowe, identyfikatory sesji, informacje diagnostyczne).

Dane supportu/live chat (np. treść zgłoszeń, metadane kontaktu).

5. Cele przetwarzania danych

Prowadzenie konta i realizacja funkcji aplikacji.

Obsługa rezerwacji, kalendarza, grafiku i komunikacji z Klientami końcowymi.

Wysyłka powiadomień i przypomnień SMS/e-mail zgodnie z konfiguracją.

Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom oraz utrzymanie stabilności usługi.

Obsługa supportu i kontaktu technicznego.

Rozliczenia i dokumentacja księgowa - jeżeli i gdy zostaną uruchomione funkcje komercyjne.

Działania marketingowe wyłącznie na podstawie właściwej podstawy prawnej (np. zgody), jeśli będą realizowane.

6. Podstawy prawne przetwarzania

Wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Prawnie uzasadniony interes administratora, np. bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgoda, gdy jest wymagana (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), z prawem jej wycofania.

7. Odbiorcy danych

Dostawcy hostingu i infrastruktury technicznej.

Supabase (w zakresie hostowania backendu i danych).

Dostawcy SMS i e-mail używani do komunikacji.

Dostawcy narzędzi technicznych, analitycznych i supportowych, jeśli są używani.

Podmioty księgowe i doradcze, jeśli są zaangażowane.

Uprawnione organy publiczne, gdy wynika to z przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z wykorzystaniem usług technologicznych dane mogą być przekazywane poza EOG.

W takim przypadku stosowane są odpowiednie mechanizmy legalizujące transfer, np. standardowe klauzule umowne lub inne podstawy zgodne z RODO.

9. Czas przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania i zgodnie z obowiązkami prawnymi.

Okres przechowywania może zależeć od rodzaju danych, statusu konta, wymagań księgowych, bezpieczeństwa i przedawnienia roszczeń.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych.

Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania realizowanego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

Prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Realizacja powyższych praw oraz wniosków dotyczących danych — w okresie testowym przez formularz kontaktu w aplikacji; po uruchomieniu komercyjnym zostanie podany właściwy kanał kontaktu z Administratorem.

11. Cookies i podobne technologie

WizytaOK korzysta z technologii niezbędnych do działania serwisu (np. cookies techniczne, local storage, tokeny sesji).

Jeżeli zostaną wdrożone cookies analityczne lub marketingowe, będą obsługiwane zgodnie z właściwą podstawą prawną, w tym zgodą, jeśli jest wymagana.

12. Logi techniczne i bezpieczeństwo

Dla zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności usługi możemy gromadzić logi techniczne i zdarzenia systemowe.

Logi mogą zawierać m.in. informacje o błędach, próbach logowania, aktywnościach administracyjnych i metadane techniczne.

13. Dane dzieci

WizytaOK nie jest kierowana do dzieci.

Jeżeli stwierdzimy, że dane zostały podane niezgodnie z prawem, podejmiemy odpowiednie działania, w tym usunięcie danych, jeśli będzie to zasadne.

14. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osoby, których dane dotyczą.

15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, zwłaszcza przy zmianach prawnych, technologicznych lub funkcjonalnych.

Nowa wersja będzie publikowana w aplikacji wraz z informacją o dacie wejścia w życie — po zakończeniu okresu testowego i przed pełnym uruchomieniem komercyjnym zostanie to doprecyzowane.

16. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych w okresie testowym skorzystaj z formularza kontaktu w aplikacji. WizytaOK jest obecnie w wersji testowej. Dane formalnego operatora usługi zostaną uzupełnione przed komercyjnym uruchomieniem aplikacji.